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女士访问报告

该报告为用户提供了一种查看、格式化和从存储在Microsoft Access数据库中的信息创建摘要或注释的方法。

在数据库中，信息以表格格式存储。直接从表格结构的数据中得出结论是比较困难的。生成的报告相对来说更容易理解。用户可以创建一个简单的报告，其中包括当前财政年度的总销售额和总利润或亏损。它可以包括各种细节，如总利润最高的产品和销售额最低的产品等。任何人都可以很容易地从报告中了解这些结论。这样既省时又省力。

在本文中，我们将首先了解MS Access中报告的重要性和概述。然后，我们将讨论报告的各个部分，并学习如何在MS Access中实现报告。

此外，我们将执行各种操作，如排序、分组或汇总数据。

注意:用户只能在microsoftaccess桌面数据库中实现报表。MS Access的web应用程序不支持报表。

报告的各种应用

报告有各种各样的应用。在MS Access数据库中，报告允许用户将信息表示给多个用户，特别是数据库中没有技术背景的用户，用于以下任何目的:

显示从存储的信息中提取的汇总结果。
捕获并存档信息快照。
它可用于提供数据中特定记录的详细信息。
它允许用户创建标签。

报告的组成部分

MS Access允许用户创建两种类型的报告。这两种类型的报告是

的报告
绑定的报告

的报告:这些报告不绑定到任何数据库或结构化查询语言。这些报告本身并不代表任何数据。

结合报告:这些报告与表或数据库相关联。这些报告用于以更简单和汇总的方式显示数据源的数据。

在这里，我们将处理具有关联数据源的绑定报告。

MS Access中的报告分为不同的部分。用户可以在应用程序中使用设计视图菜单中的视图。如果您希望在MS Access数据库中有效地使用报表，那么您必须理解这个主题。这可以帮助您创建更好的报告。

例如，计算控件的部分决定了在MS Access中计算结果的过程和步骤。每个部分在报告中都有特定的位置和用途。

下面的列表总结了section类型和它们的用途:

组别名称	打印视图中section的位置	应用和使用章节
报告标题	它位于报告的开头。	由于标题是任何用户都可以看到的第一个信息，因此这一部分通常构成报告封面上显示的内容。如果用户使用计算控件部分在报告标题中实现Sum聚合函数，则它可能包含有关组织的徽标、报告标题或报告起草日期等详细信息。聚合函数将计算整个报告的和。然后，计算后的和将打印在页头之前。否则，页眉位于报表中每一页的顶部。
页眉	它位于报告的每一页的顶部。	页头可以用于各种目的。它可以存储报表的标题。
组头	一个报表可以有多个组。用户可以在报表中进行分组。组标头位于每个新记录组的开头。	用户可以使用组头中的这些部分打印组名。例如，如果用户希望将特定产品在不同地区的销售分组。然后用户可以使用产品的名称并在组头中使用它。然后，要计算分组数据的和，用户可以在组标头中应用sum聚合函数。用户可以将计算控件放在组标题中，计算将针对当前组进行。报表中有不同的组，每个组在报表的组头中可以有不同的名称。组头的数量取决于用户创建的组的数量或报告中使用的组的级别。
细节	详细信息部分可用于记录源中的每一行。	这是放置组成报告主体的控件的地方。
组页脚	页脚标志着页面的结束。组页脚位于每组记录的底部。	组页脚通常用于存储数据的摘要。本部分可用于根据信息做笔记。用户可以在同一个报表中实现和创建多个组。每个组可以有一个组页脚。组页脚的数量取决于用户执行的分组级别。
页脚	页脚部分位于页面的最底部。	通常，页脚用于打印报表中的页码。页脚还可以包含每页的信息或其他细节，如总字数。
报表页脚	报表页脚位于报表的末尾。注意:报表视图在Access中的不同视图中的位置不同。在“设计视图”中打开报表时，报表页脚位于页面页脚的下方。然而，在视图的其余部分或用户打印时，报表页脚出现在页面页脚之上。报表页脚位于最后一个组页眉的下方，或者位于报表最后一页的最后一个详细信息行中。	由于报表页脚位于报表的末尾，因此可以使用它在计算之后打印最终结果。它可以用来存储从报告中提取的注释。它可能包括整个报告的摘要。

在使用MS Access时，用户必须倾向于规范化数据库和每个实体，并且在创建报表之前应该很好地定义实体之间的关系。如果结构定义良好，那么从数据源生成报告相对容易一些。因此，最好由用户自行规划和设计数据库。

在MS Access中创建报表

要在Access桌面数据库中创建报告，用户需要遵循以下步骤:

步骤1:用户必须选择作为报表记录源的数据来源。

选择录音来源时要记住的要点:

报告的源可以是整个数据库或表，也可以是名称或嵌入式查询。
资源应该包括您想要在报告中显示的所有字段和值。
如果源存在，并且是Access中的表或查询，则选择记录源。您所需要做的就是在导航窗格中选择特定的表或查询。
但是，如果源不存在，那么用户需要遵循给定的步骤:
用户可以不选择任何报表而转到下一步。在第二步，用户必须使用空白报告工具。
用户可以为报表创建一个源。用户需要从导航窗格中选择源。选择源后，可以转到下一步。一旦创建了源，您可以创建包含希望添加到报表中的所有信息的表或查询。

步骤2:这一步包括选择适当的报表工具。

MS Access提供了一些报表工具，允许用户在创建报表时执行各种功能。
报表工具列在功能区的Create选项卡中。ribbon的Create选项卡位于Reports组中。

下面是报告中的工具列表和对这些工具的描述。

工具	描述
报告	这些工具允许用户创建一个简单的表格式报告。该报告包括用户在前一步中选择的记录源中的所有字段。
报表设计	该工具允许用户在报表中添加字段和控件。报表设计在“设计视图”中打开一个空白报表。
空白报告	当没有报告的现有源时使用该工具。空白报告将在布局视图中打开。用户可以向报告中添加必要的字段。
报告向导	报表向导打开一个提示菜单，允许用户指定字段。它用于实现报表中字段的排序和分组。向导还包含布局选项。
标签	它会打开一个向导，用户可以从一系列标准和自定义标签中进行选择。它还允许用户选择想要添加到报表中的特定字段。它还可以确定如何对字段进行排序。

步骤选择合适的报表工具。

单击要在报告中实现的工具。如果在选择工具之后，出现向导提示，那么用户需要遵循所有的说明并单击最后的FINISH菜单。
在MS Access中，报表将在布局视图中打开。
用户可以对报表进行格式化，以更改报表的外观，并确保它适合用户的需要。
用户还可以通过拖动边缘来更改报表中各个字段和标签的大小，直到它们具有合适的大小。
您还可以将字段从一个位置移动到报告中的另一个位置;要移动字段，请遵循以下步骤:
选择要移动的字段并将其拖动到所需位置。如果所选字段中还包含标签，则需要将标签也拖动到该位置。
要在特定字段中执行格式化，用户需要通过右键单击字段的单元格来选择该字段，将出现快捷菜单。快捷菜单将显示允许用户对所选字段执行格式化的操作列表。您可以使用菜单合并、分割或删除单元格。
MS Access还执行其他功能，可以帮助用户提高报告的可读性。这些特性将在本节中进行描述。它们还包括使报告更具吸引力的功能。

在报表中执行分组、排序或总数

对数据库报表执行分组排序或合计操作的最有效方法是右键单击要对其执行分组、排序和合计的字段。单击字段后，用户必须从快捷菜单中选择操作。
如果不想使用快捷菜单，可以使用“排序”、“总数”或“组窗格”直接实现这三个操作。它们在报表在布局或设计视图中执行时出现。
如果“设计”选项卡中尚未打开“分组、排序和合计”窗格，则用户可以从“分组和合计”组中选择“分组和排序”选项。
要对报告中的数据进行分组或排序，用户需要单击Add a Group或Sort选项，一旦选择了这些选项，就单击要对其进行搜索和排序的字段。

用条件格式突出显示数据

在MS Access中使用报表时，用户还可以突出显示报表中的要点。用户可以突出显示存储的数据，并为不同的控件或控件组添加条件格式规则。如果用户希望在报告中的不同组之间进行比较，则可以实现数据条。

向报表中的控件添加条件格式

如果要开始，条件格式将在布局视图中打开报表。
要打开布局视图，用户需要在导航窗格上右键单击，然后从菜单中选择布局视图。
单击要在其中实现条件格式的控件。
从格式选项卡，单击条件格式。
同时选择多个控件时，用户可以在选择控件时按CTRL键。
单击“条件格式”后，屏幕上将出现“规则管理器”对话框。单击对话框中的New Rule。
它将打开New Formatting Rule对话框，并从那里为规则类型选择一个有效的值:
按照下面的步骤创建规则:
如果您想要实现一个为每条记录单独计算的规则，那么可以使用来自当前记录的Check值，也可以使用表达式。
假设您希望实现一个规则，该规则将使用数据条在所选记录之间执行比较。然后选择比较其他记录选项。
选择了规则类型之后，就可以编写规则描述了。要键入规则描述，请使用菜单中的“编辑规则描述”。
指定要为其实现格式化的规则。用户不仅必须指定规则，还必须描述应该在何时应用格式以及应该在控制中实现什么格式。
提到上述详细信息后，单击OK。
如果要向控件或控件集添加更多规则，请使用相同的步骤在控件上再次实现下一个规则。

自定义报表的颜色和字体

右键单击导航窗格中的“视图”，
选择布局视图。这将在应用程序的布局视图中打开报告。
在视图中，将出现Design选项卡。在选项卡中，选择报表布局工具选项。
从选项中选择Themes。它将显示可在报告中使用的各种可用主题。
在执行报告中的主题之前查看效果。将光标移动到要实现的主题上。通过这样做，您可以预览主题的效果。
单击主题，然后保存在报告中实现的更改。
在“设计”选项卡中，通过选择“颜色和字体”库中的选项，可以更改报表中文本的颜色和字体。

向报表添加徽标或背景图像

MS Access允许用户向报表添加徽标或背景图像。

还记得:如果您在报告中的任何时间点更新映像，应用程序将自动更新映像在数据库中实现的映像。

用户需要按照给定的步骤从报告中添加或删除图像:

要在报表中添加或删除图像，用户必须确保在布局视图中打开报表。
右键单击导航窗格，从选项中选择布局视图。
在布局视图中打开报表后，单击要在其中添加图像或徽标的部分。
单击页眉/页脚组中的设计选项卡。然后点击logo。
它将打开一个导航窗口。从窗口导航到要添加到报表的图像，并单击该图像。这将把图像添加到报告中先前选定的位置。
现在是删除前一个图像中添加的图像的步骤。
用户可以通过右键单击图像并从快捷菜单中选择delete从报告中删除图像。
下面是向报表添加背景图像的步骤:
右键单击导航窗格，从可用选项中选择布局视图。
在布局视图中，单击背景组中的格式选项卡。从菜单中，单击背景图像。
这将打开图像库，您可以从中选择图像。您还可以通过单击Browse从系统中选择一个图像。选择要添加为背景的图像。然后单击“确定”。

使用预览或在报表中打印

在报表中使用预览

在导航窗格中，右键单击报表。然后，点击菜单中的打印预览。打印预览选项卡中有各种命令。这些命令允许用户执行给定的功能:
您可以使用“打印预览”打印报表。
用户还可以调整报表中页面的方向、布局和大小。
您还可以使用这些函数同时检查多个页面。用户可以在打印视图中放大或缩小。
它还允许用户刷新报表中的数据。
用户还可以通过直接使用Print Preview中的导出选项更改报表格式。
执行列出的功能后，用户可以关闭打印预览。

打印报告

尽管在实际打印报表之前预览报表是首选，因为这样可以减少报表中出现错误的几率，但是您可以直接打印报表而不需要查看它。按照以下步骤打印:
在导航窗格中打开报表。然后，右，点击报告;从选项列表中选择打印。然后，它将使用连接到系统的默认打印机打印整个报告。
另一种方法是从文件选项卡中选择打印选项。它将打开Print选项卡，用户可以在其中选择要打印的页数和要从其中打印报表的打印机。它还提供了选择高清晰度、彩色或黑白打印类型的选项。
如果没有选择或修改，整个报告将被发送到默认打印机，并应用其他默认设置。然后点击打印。

下一个话题以及在MS Access中的功能

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